項目經(jīng)理協(xié)調(diào)資源如何溝通-項目管理軟件
發(fā)布時間：2022/8/5 9:35:00
【前言】：溝通太重要了，有人說項目管理的工作就是溝通、溝通、再溝通，一點(diǎn)沒錯。項目經(jīng)理需要溝通的人太多了，客戶、項目成員、公司、家里人，一堆人，不花時間怎么能解決問題？另外一個工作是協(xié)調(diào)資源，這方面內(nèi)容很多，最重要的一點(diǎn)是，協(xié)調(diào)資源的次序一定是：客戶、自己的公司、外部資源，搞錯次序了，就復(fù)雜而麻煩了。
項目管理過程中經(jīng)常需要向職能型部門協(xié)調(diào)資源或者為項目成員爭取一些利益，這些活動有些涉及到項目成員本身，有些為項目管理團(tuán)隊又有些是項目以外的公司領(lǐng)導(dǎo)。那么是采用自上而下還是自下而上的溝通呢?項目經(jīng)理喜歡在做溝通之前做一些假設(shè)，比如假設(shè)資源(員工)本人是愿意參與項目工作的或者是同意調(diào)整的，又比如TA的部門領(lǐng)導(dǎo)或者大老板是同意協(xié)調(diào)的。但是在實際執(zhí)行的時候可能會遇到這樣或那樣的問題。舉幾個溝通失敗的例子。
1. 協(xié)調(diào)人員，領(lǐng)導(dǎo)們都同意了員工卻不干。
作為項目經(jīng)理經(jīng)常需要到職能部門去協(xié)調(diào)資源來參與項目工作，但是這次協(xié)調(diào)卻遇到問題了。事情是這樣的，我們有一個女的PHP開發(fā)工程師懷孕了，之前請了一段時間的假，春節(jié)后過來上班。而此時我手頭上剛好有一個項目需要一個PHP開發(fā)工程師完成一個二到三周的活。剛開始我以為她應(yīng)該會很樂意接受我給她找的項目，因為這個項目她只需要把原來的代碼改一改就可以用于新的網(wǎng)站了。于是我找了她的領(lǐng)導(dǎo)(技術(shù)經(jīng)理)溝通，同意了;另外還聽說她的合同好像有調(diào)整，有可能要調(diào)到集團(tuán)下的其他子公司，于是我又去找了公司總經(jīng)理，也同意。最后我把這個消息告訴她時，她卻說現(xiàn)在懷孕不太方便，不太想干編程的活，想讓公司給她安排一些其他的活。我白跑了一趟!一方面公司的領(lǐng)導(dǎo)會想著這個資源在我手頭上工作，另一方面她又不想做項目的工作，就算我跟她說我已經(jīng)跟領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好了，她再去跟領(lǐng)導(dǎo)講一下她的想法的話，也很難挽回溝通失敗的損失。
2. 私人關(guān)系好直接干活，領(lǐng)導(dǎo)不干了!
這個幾年前的事情了，我當(dāng)時是A項目里的一名開發(fā)工程師，由于A項目的項目經(jīng)理不經(jīng)常跟我們在一起，因此我們的工作相對自由點(diǎn)。這時B項目的一個項目經(jīng)理找到了我，想讓我給B項目干點(diǎn)活，由于我跟B項目的項目經(jīng)理私人關(guān)系還行，而且B項目里我也能學(xué)到不少東西，因此我偶爾“請假”去干B項目的活，后來B項目想把我給調(diào)過去，找A項目的項目經(jīng)理時，A項目的項目經(jīng)理死活不肯，為此他們兩個還大鬧了起來。A項目的項目經(jīng)理還把之前我“幫”B項目干活的事情給抖落出來。
3. 給試用員工提前轉(zhuǎn)正，他卻提出離職。
項目成功交付，我費(fèi)了好大勁給項目團(tuán)隊的一名成員提前轉(zhuǎn)正，本來是想給該名團(tuán)隊成員一個“驚喜”(提前轉(zhuǎn)正在我們公司比較少見)，但是當(dāng)把這個消息告訴TA時，他說考慮一下，過會兒就找我說要辭職!說是來公司時HR談的待遇太低(其實是市場水平)，轉(zhuǎn)正后待遇又沒有提升因此考慮了還是要辭職!我跟他說如果要漲薪的話我可以再跟公司談，但是他說一方面剛來沒多久(三個月)做的貢獻(xiàn)也是不是很突出因此現(xiàn)在跟公司談漲薪也不太合適，主要是他自己還是覺得待遇低了因此還是要辭職。
由于他是試用期員工提前三天通知就可以離開公司了，他的離開會使我項目后期的維護(hù)工作遇到非常大的麻煩，我的上司也覺得我沒有事前跟他溝通給TA漲點(diǎn)薪就好了(其實公司是不會給漲的)!后來跟他溝通了解到如果我不主動給他漲薪的話他可能會呆到試用期(6個月)結(jié)束，如果公司能給他漲一點(diǎn)的話他更加感激了。而我吃力不討好的給項目上帶來了麻煩。
總結(jié)：可見項目管理中溝通不僅重要，溝通的順序與方式也需要考慮。而溝通方式與順序是依賴于干系人分析，具體采用自下而下還是自下而上溝通需要看各個關(guān)系人對溝通目的的影響力來判斷。第一個例子中，溝通的目的是協(xié)調(diào)該名員工參與項目工作，但是我是在做假設(shè)的基礎(chǔ)上去做的溝通。其實直接跟目標(biāo)員工的溝通是最簡單、成本最低的，可能只需要一句話就可以了。